会議録音・録画の同意で確認すべきこと｜AI議事録導入前チェック

このガイドについて： 本ガイドは、AI議事録ツールの導入を検討している法人担当者・管理者向けに、録音・録画の事前確認ポイントを整理したものです。本ガイドは法的助言・コンプライアンス判断の代替ではありません。 社内ルールの解釈・法的な義務の判断については、社内の法務・コンプライアンス担当者または専門家にご確認ください。料金・機能・セキュリティ仕様は変更される場合があります。導入前に必ず各ツールの公式サイトで最新情報をご確認ください。本サイトは一部ツールへのアフィリエイトリンクを含む場合があります。掲載順・評価は報酬に左右されない方針で運営しています。

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結論：AI議事録ツールは録音・録画前の説明と社内ルール確認が重要

AI議事録ツールは、会議の音声・文字起こし・AI要約・録画を処理・保存する可能性があります。ツールを導入する前に、参加者への説明・同意確認のルール、顧客会議での取り扱い方針、データの保存・共有・削除に関する社内ルールを整備しておくことが重要です。

録音・録画に関して確認しておきたい主な観点は以下のとおりです。

• 参加者への録音・録画の事前説明と同意確認のプロセスが整備されているか
• 顧客・取引先との会議での録音・録画のルールが社内で決まっているか
• 文字起こし・AI要約データを誰が閲覧・エクスポートできるか
• データの保存・削除・外部共有に関する社内ルールがあるか
• 情報システム部門・法務担当者の確認を得ているか

本ガイドは法的助言ではありません。 録音・録画の法的な取り扱いや必要な手続きについては、社内ルールおよび必要に応じて専門家に確認してください。

どのツールが自社の用途・管理要件に合うか判断しにくい場合は、無料診断で整理した上で、4社比較表で候補を確認してください。

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会議録音・録画で同意確認が必要になる主な場面

録音・録画を伴う会議は様々な形態があります。どの場面でどのような説明・確認が必要になるかを事前に整理しておくことが重要です。

• 社内会議： 通常の業務会議・定例ミーティング・経営会議など、社内参加者のみの会議
• 顧客会議・営業商談： 顧客や取引先が参加する外部との会議・商談・打ち合わせ
• 採用インタビュー・ユーザーインタビュー： 候補者・社外の方が参加する調査・評価目的の会議
• 研修・セミナー： 受講者・参加者が参加するトレーニングや勉強会
• 外部参加者を含むWeb会議： ZoomやGoogle Meet・Microsoft Teamsなどで社外の方が参加する会議
• 機密情報・個人情報を含む会議： 顧客情報・契約内容・採用評価・個人の健康情報など、取り扱いに注意が必要な内容が含まれる会議

会議の種類によって、確認すべき内容や社内ルールの整備が異なります。社内ルールに合わせて確認してください。

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参加者に事前説明したい内容

AI議事録ツールを利用する前に、参加者に対して以下の内容を事前に説明しておくことを推奨します。説明の方法・タイミング・範囲は、社内ルールおよび会議の性質に合わせて確認してください。

録音・録画を行う目的

会議の録音・録画をどのような目的で行うかを参加者に伝えることが重要です。

確認すべき観点：

• 議事録作成のためか、振り返り・品質向上のためか、研修記録のためかを明確にしているか
• 参加者が「なぜ録音・録画するか」を理解できる説明になっているか
• 社内の録音・録画に関する運用ポリシーと整合しているか

社内ルールに合わせて確認してください。

文字起こし・AI要約を行う範囲

AI議事録ツールでは、録音・録画データを外部サービスに送信して文字起こしやAI要約を行う場合があります。

確認すべき観点：

• 文字起こし・AI要約にどの外部サービスが利用されるか（公式情報で確認してください）
• 会議の全体を処理するか、一部のみ処理するかの運用方針
• 機密性の高い発言が含まれる可能性のある会議での利用の可否

契約条件やセキュリティ資料で確認してください。

誰が議事録や要約を閲覧できるか

生成された文字起こし・AI要約・議事録を、誰が閲覧・検索・エクスポートできるかを事前に整理してください。

確認すべき観点：

• チームメンバー・管理者・情報システム担当者の閲覧範囲
• 外部への共有（取引先・業務委託先など）の可否と範囲
• 閲覧権限の設定が管理者側で制御できるか（公式情報で確認してください）

社内ルールに合わせて確認してください。

データの保存・削除・共有ルール

録音・文字起こし・AI要約データの保存期間・削除方法・外部共有のルールを事前に整備してください。

確認すべき観点：

• データの保存期間とプランによる制限（公式情報で確認してください）
• 会議終了後のデータ削除の手順と削除責任者
• 外部への共有リンクの発行・管理方法と有効期限設定

社内ルールに合わせて確認してください。

外部ツールを使う場合の注意点

AI議事録ツールは、会議データを外部のサーバー・サービスに送信して処理する仕組みが一般的です。参加者への説明時に外部サービスの利用について触れておくことを推奨します。

確認すべき観点：

• データがどの地域のサーバーに保存されるか（公式情報で確認してください）
• 外部AIサービスへのデータ送信の有無（公式情報で確認してください）
• 外部ツールへのデータ送信について社内の情報セキュリティポリシーと整合しているか

導入前に自社の会議運用で確認してください。

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社内会議で確認したいこと

社内の参加者のみの会議であっても、録音・録画を行う場合は社内ルールの整備が重要です。

確認すべき観点：

• 社内の会議録音・録画に関する規程・ポリシーが整備されているか
• センシティブな話題（人事評価・機密情報・個人情報など）が含まれる会議の取り扱いルール
• 録音・録画・文字起こしデータへのアクセス権限（誰が・どの範囲で閲覧できるか）
• 部門をまたいで議事録・AI要約を共有する場合のルールが整備されているか
• データの保存期間・削除責任者・削除の手順が社内で決まっているか

社内規程がない場合は、AI議事録ツールの導入前に情報システム部門・法務担当者と確認した上で、基本的な運用ルールを整備することを推奨します。社内ルールに合わせて確認してください。

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顧客会議・商談録音で確認したいこと

顧客や取引先が参加する会議を録音・録画する場合は、社内の取引先との取り決め・情報セキュリティポリシーに基づいた対応が重要です。

確認すべき観点：

• 録音・録画を行う前に、顧客・取引先への事前説明と同意確認のプロセスが整備されているか
• 録音・文字起こし・AI要約の目的（振り返り・引き継ぎ・品質向上など）を相手方に説明できるか
• 顧客情報・商談内容・機密情報を外部サービスで処理することについて、社内の情報セキュリティポリシーと整合しているか
• 商談記録の営業チーム内での共有範囲と、外部への共有禁止ルールが整備されているか
• AI議事録ツールを顧客会議に利用する前に、情報システム部門・法務担当者の確認を得るプロセスがあるか

Bot参加型のツールでは、参加者の画面に「録音ボットが参加しています」と表示される場合があります。顧客・取引先への事前説明を適切に行ってください。社内ルールに合わせて確認してください。

→ 営業会議・商談録音の比較ポイントは：営業会議向けAI議事録ツール比較

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インタビュー・研修記録で確認したいこと

採用インタビュー・ユーザーインタビュー・研修記録など、特定の参加者が識別される可能性がある会議の録音・録画では、個人情報の取り扱いについて社内ルールを確認することが重要です。

確認すべき観点：

• インタビュー参加者（候補者・受講者・調査協力者）への録音・録画の事前説明と同意確認のプロセス
• 個人情報（氏名・所属・評価内容など）が含まれるデータの外部サービスでの処理に関する社内規程との整合性
• 研修・インタビューの文字起こしデータを二次利用（研修資料作成・他の用途での活用）する場合のルール
• 文字起こし・AI要約データをチームメンバーや関係者に共有する場合の範囲と手順
• データの保存期間・削除の手順・削除責任者が明確になっているか

必要に応じて専門家に確認してください。 個人情報の取り扱いについては、社内の個人情報管理方針および関連する法令・社内規程に基づいて判断してください。

→ 研修記録でのAI文字起こしツール選びを詳しく確認したい場合：研修記録向けAI文字起こしツール比較

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AI議事録ツール導入前のチェックリスト

以下の項目を整理してから導入を検討することで、導入後の運用上の課題を減らしやすくなります。

確認項目	内容
録音対象の会議の種類	社内会議・顧客会議・インタビュー・研修のどれを対象にするか整理したか
参加者への事前説明	録音・録画前に参加者へ説明するプロセスが整備されているか
文字起こし・AI要約の目的	処理の目的・範囲を参加者に説明できる状態になっているか
閲覧権限の整理	文字起こし・AI要約を誰が閲覧・エクスポートできるか決まっているか
外部共有ルール	社外への共有禁止・共有範囲の条件が整備されているか
データ保存・削除ルール	保存期間・削除手順・削除責任者が社内で決まっているか
個人情報・顧客情報の含まれ方	個人情報・顧客情報が含まれる会議の処理について社内ルールと整合しているか
情報システム部門の確認	情報セキュリティポリシーとの整合性・社内審査のプロセスを通過しているか
非機密会議でのテスト	機密情報を含まない会議音声でツールを試用してから本番運用に移行する計画があるか

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用途別に見るAI議事録ツールの確認ポイント

以下は、各ツールを導入する際の確認ポイントの目安です。録音・録画・データ処理・共有の条件については、各ツールの公式情報で確認してください。各ツールの機能・セキュリティ仕様・プラン内容は変更される場合があります。

Notta

日本語の会議録音・文字起こし・AI要約・研修記録・インタビュー記録の効率化を目的とする場合に比較候補になります。

録音・データ処理・共有・削除の条件については、Nottaの公式サイト・プライバシーポリシー・利用規約で確認してください。管理者機能・データ削除・外部共有設定の有無はプランによって異なる場合があります。公式情報で確認してください。

→ Nottaの詳細を見る

tl;dv

Web会議（Zoom・Google Meet・Microsoft Teams）の録画・クリップ共有・営業や顧客会議の振り返りを目的とする場合に比較候補になります。

顧客情報を含む商談会議を録画する際は、顧客への事前説明と社内情報セキュリティポリシーとの整合性を特に確認してください。Bot参加型ツールのため、参加者画面への通知表示についても事前に確認することを推奨します。契約条件やセキュリティ資料で確認してください。

→ tl;dvの詳細を見る

Fireflies.ai

会議記録の自動化・アクションアイテム整理・外部ツール（Slack・Salesforce・HubSpotなど）とのワークフロー連携を目的とする場合に比較候補になります。

外部ツールとの連携がある場合、連携先へのデータ送信内容についても社内の情報セキュリティポリシーとの整合性を確認してください。公式情報で確認してください。

→ Fireflies.aiの詳細を見る

Sembly AI

法人チームで会議履歴の横断検索・タスク管理・意思決定の記録・会議インサイトの活用を目的とする場合に比較候補になります。

チーム全体の会議データを蓄積・活用するため、管理者によるアクセス権限の制御・データ保管条件・退職者アカウント管理の手順について公式情報で確認することが重要です。社内ルールに合わせて確認してください。

→ 4社比較表を見る

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迷ったらセキュリティ確認項目と無料診断で整理

録音・録画の同意確認と並行して、データ管理・アクセス権限・外部共有などのセキュリティ要件を確認しておくことを推奨します。

• セキュリティ要件を詳しく確認したい場合：AI議事録ツールのセキュリティ確認項目
• どのツールが自社の用途・チーム規模・管理要件に合うか判断したい場合：無料診断（約2分・登録不要。利用シーン・チーム規模・管理要件をもとに比較候補を確認できます）

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まとめ

AI議事録ツールは、会議の録音・文字起こし・AI要約・データ共有を支援しますが、録音・録画の開始前に参加者への説明と社内ルールの確認が重要です。

• 社内会議・顧客会議・インタビュー・研修など、会議の種類によって確認すべき内容が異なります
• 参加者への説明プロセス・閲覧権限・データ保存・削除ルールを事前に整備しておくことを推奨します
• 公式情報の確認・社内ルールの整備・機密情報を含まない会議での試用を経てから本番運用に移行することを推奨します

本ガイドは法的助言ではありません。 録音・録画の法的な取り扱いについては、社内ルールおよび必要に応じて専門家にご確認ください。

→ AI議事録ツールのセキュリティ確認項目
→ AI議事録ツールの選び方ガイド
→ Web会議向けAI議事録ツール比較
→ 営業会議向けAI議事録ツール比較
→ Nottaの詳細を見る
→ tl;dvの詳細を見る
→ Fireflies.aiの詳細を見る
→ 自社に合うツールを診断する（約2分・登録不要）

掲載情報は2026年5月21日時点で各ツールの公式サイトをもとに整理した内容です。料金・機能・セキュリティ仕様は変更される場合があります。導入前に必ず各公式サイトで最新情報をご確認ください。本サイトは一部ツールへのアフィリエイトリンクを含む場合があります。本ガイドは法的助言・コンプライアンス判断の代替ではありません。