AI議事録ツールのセキュリティ確認項目｜法人導入前チェックリスト

このガイドについて： 本ガイドは、Notta・tl;dv・Fireflies.ai・Sembly AIの法人導入を検討している担当者・情報システム部門・管理者向けに、導入前のセキュリティ確認ポイントを整理したものです。本ガイドは法的助言・コンプライアンス監査・セキュリティ評価の代替ではありません。料金・機能・セキュリティ仕様は変更される場合があります。導入前に必ず各ツールの公式サイト・公式ドキュメントで最新情報をご確認ください。本サイトは一部ツールへのアフィリエイトリンクを含む場合があります。掲載順・評価は報酬に左右されない方針で運営しています。

---

AI議事録ツールは、会議の音声・文字起こし・AI要約・顧客情報・社内の意思決定内容を処理・保存する仕組みを持ちます。法人向け AI議事録ツールの導入を検討する際には、機能や価格だけでなく、データ管理・共有・権限・録音同意・契約条件を事前に確認することが重要です。

---

AI議事録ツール導入前にセキュリティ確認が必要な理由

AI議事録ツールは、会議音声をクラウド上のサーバーに送信し、文字起こしやAI要約を生成する仕組みが一般的です。このプロセスには、以下のようなデータが関わる場合があります。

• 顧客情報・商談内容・見積もり・価格交渉の内容
• 採用候補者の氏名・評価・個人情報
• 社内の意思決定・未公開情報・経営方針
• 取引先との機密情報・契約内容

AI議事録 セキュリティ上の確認が重要な理由は、外部ツールにこれらの情報を処理させることになるからです。機能や価格だけで選ぶと、導入後にセキュリティや運用管理上の問題が出やすくなります。

また、AI議事録 情シス（情報システム部門）・セキュリティ担当・法務担当への確認が必要になるケースがあります。導入後のトラブルを避けるために、事前に以下の点を整理してください。

• 録音・文字起こしデータがどこに保存されるか
• 誰がデータにアクセスできるか、管理者が制御できるか
• データの削除・エクスポート・保存期間の条件
• 外部ツールやサービスとの連携内容
• 社内の情報セキュリティポリシーとの整合性
• 会議録音・録画の参加者同意プロセス

→ 導入全体の進め方については：AI議事録ツールの社内導入チェックリスト

---

情報漏洩リスクとして確認すべきポイント

AI議事録 情報漏洩リスクとして確認が推奨される主な観点を整理します。

データの保管場所と暗号化

• 録音・文字起こしデータが保存されるサーバーのリージョン（国・地域）
• 転送時・保存時の暗号化の有無（公式ドキュメントで確認してください）
• クラウドサービス提供側のセキュリティ体制・第三者監査の有無（公式情報で確認してください）

AI学習へのデータ利用

• 録音・文字起こしデータがAIモデルの学習に利用される可能性
• オプトアウト（学習への不参加）の手続きの有無（公式情報で確認してください）

学習利用の可否・方法は、ツールやプランによって異なります。プライバシーポリシー・利用規約で確認してください。

AI要約生成での外部AIサービス利用

一部のツールは、AI要約の生成に外部AIサービスを利用している場合があります。どのサービスが使われているか、そのデータ取り扱いポリシーについては公式情報で確認してください。

第三者へのデータ提供

• 広告・分析目的での第三者へのデータ提供の有無
• サービス運営会社・グループ会社・業務委託先へのデータ共有範囲

詳細は各ツールのプライバシーポリシーで確認してください。

→ 機密情報が含まれる会議の扱いについては：AI議事録と機密情報の扱い方

---

データ保管・共有・外部連携の確認項目

データ保管・削除

AI議事録 データ保管に関して確認すべき観点：

• 録音データ・文字起こしデータの保存期間（プランによって異なる場合があります。公式情報で確認してください）
• ユーザーによるデータ削除の可否と、削除後の実際の消去タイミング
• アカウント解約・退会時のデータの扱い（削除されるか、一定期間保持されるか）
• バックアップデータへの削除の適用範囲
• 退職・異動者のアカウント削除時の会議データの扱い

退職者・異動者のアカウント削除時にデータがどのように扱われるかも、社内ルールに合わせて確認してください。

共有設定・外部共有

AI議事録 共有設定に関して確認すべき観点：

• リンク共有機能の有無と、共有範囲の制御（パスワード保護・有効期限の設定可否）
• 外部ユーザー（社外の関係者・取引先）への共有方法と権限設定
• デフォルトの共有設定（公開・非公開・チーム内限定など）
• 管理者が外部共有を制限・制御できるかどうか（プランによる。公式情報で確認してください）

ツールによっては外部共有がデフォルトで許可される設定の場合があります。導入前に社内の情報管理ポリシーと照らし合わせて確認してください。

連携サービス・外部ツール接続

AI議事録ツールは、CRM・Slack・Notion・HubSpot・SalesforceなどのSaaSツールとの連携機能を持つ場合があります。連携先サービスへのデータ送信については事前に確認が必要です。

確認すべき観点：

• 連携可能な外部ツールの一覧と、連携時のデータ送信内容（公式情報で確認してください）
• 連携機能が含まれるプランと料金条件
• 外部ツール連携が社内の情報セキュリティポリシーで許可されているかどうか
• API連携・Webhook利用時のアクセストークン管理方法
• 連携先サービスのデータ取り扱いポリシー

---

管理者・権限管理で確認すべきこと

AI議事録 管理者・AI議事録 権限管理の確認は、チームで利用する場合の重要なポイントです。

ユーザー権限管理

• 管理者アカウントの有無と、メンバーのアクセス権限の制御範囲（プランによる。公式情報で確認してください）
• ワークスペース全体のデータへの管理者アクセス権限の設定
• 部門・プロジェクト単位でのアクセス制御の可否
• 役割別（管理者・閲覧者・編集者など）の権限設定の有無

管理者向け機能

• 利用状況の把握・ログの閲覧可否（プランによる場合があります）
• SAML SSOへの対応状況（公式情報で確認してください）
• シングルサインオン（SSO）・多要素認証（MFA）の対応
• 管理機能が含まれるプランと料金条件

管理者機能・セキュリティ機能は無料プランでは提供されない場合があります。必要な機能がどのプランに含まれるかを公式の最新プラン情報で確認してください。

退職・異動時のアカウント管理

退職者や異動者のアカウントを削除した際に、そのメンバーが録音・記録した会議データがどのように扱われるか（チームに残るか・削除されるか）を事前に確認しておくことが重要です。社内ルールに合わせて確認してください。

---

録音・録画・文字起こしの同意で確認すべきこと

AI議事録 録音 同意・会議録音 同意は、法人利用において特に確認が必要なポイントです。

社内会議の場合

• 社内の会議録音・録画に関する規程の有無
• AI議事録ツールを利用することをメンバーに事前説明し、同意を得るプロセスの整備
• 録音・録画データを誰が閲覧・エクスポートできるかの社内ルール化

顧客・取引先との会議の場合

• 相手方への録音・録画の事前説明と同意確認のプロセス
• Bot参加型ツールの場合、参加者の画面に録音通知が表示されることへの対応
• 顧客情報・機密情報を含む会議データの外部サービス処理に関する取引先との確認

機密情報を含む会議の場合

• 機密情報・営業秘密が含まれる会議をAI議事録ツールで処理することへの社内確認
• データの共有・エクスポート・外部送信の範囲を明確にした社内ルールの整備
• 録音・録画データの保存・削除の責任者と手順の明確化

これらは法律上の義務の判断ではなく、社内ルールとして事前に整備しておくことを推奨します。 法的な解釈については、社内の法務・コンプライアンス担当者に確認してください。

→ 録音・録画の同意確認ポイントをさらに詳しく確認する場合：会議録音・録画の同意で確認すべきこと

---

法人契約・支払い・サポートで確認すべきこと

契約・データ処理関連

• データ処理契約（DPA）の取得可否（法人利用に必要な場合があります。公式情報で確認してください）
• セキュリティホワイトペーパー・セキュリティドキュメントの公開状況
• 年払い・月払いの違いと途中解約時のデータ扱い
• 法人向けサポートの対応範囲と問い合わせ方法

支払い・プラン条件

• 管理者機能・セキュリティ機能・SSO対応が含まれるプランと料金（公式サイトで確認してください）
• 年払いと月払いの料金差と、契約変更・解約条件
• 請求・支払い方法（法人請求書払い・クレジットカード払い等）の対応可否

情シス・社内審査

AI議事録ツールの導入は、情報セキュリティポリシーの審査対象となる場合があります。

確認すべき観点：

• 自社の情報セキュリティポリシー・クラウドサービス利用規程との整合性
• 情報システム部門・セキュリティ担当への事前申請・審査の要否
• 個人情報・顧客情報・機密情報の外部サービスへの送信に関する社内ルール
• 社内稟議・承認フローの有無

業種・業務内容・規模によって、追加の確認事項や承認プロセスが発生することがあります。情報システム部門や管理者と確認してください。

DPAやセキュリティドキュメントの取得が必要な場合は、各ツールの公式窓口に問い合わせることを推奨します。

→ 社内稟議・申請の進め方については：AI議事録ツールの社内導入チェックリスト

---

Notta・tl;dv・Fireflies.ai・Sembly AIを確認するときの見方

以下は用途と確認ポイントの目安です。セキュリティ要件・管理機能の詳細は各ツールの公式情報で確認してください。「向いている可能性がある」という参考情報であり、セキュリティ要件への適合を保証するものではありません。 料金・機能・管理機能・セキュリティ仕様は変更される場合があります。

Notta

日本語の会議録音・文字起こし・AI要約・研修記録・インタビュー記録の効率化が目的の場合に比較候補になります。日本語UIと日本語サポートを備えているとされています（公式情報で確認してください）。

確認ポイント：プランごとの機能範囲・共有設定・データ保管条件・管理者機能の有無・DPA対応の可否。公式サイト・公式ドキュメントで確認してください。

→ Nottaの詳細を見る / Notta料金プランを確認する

tl;dv

Web会議（Zoom・Google Meet・Microsoft Teams）の録画・クリップ共有・営業や顧客会議のレビューが目的の場合に比較候補になります（公式情報で確認してください）。

確認ポイント：対応する会議プラットフォーム・録画設定・共有権限設定・チーム利用条件・顧客情報を含む会議データの扱い。顧客情報が含まれる商談会議での利用については、外部サービスへのデータ送信に関して情報セキュリティポリシーとの整合性を確認することが特に重要です。契約条件やセキュリティ資料で確認してください。

→ tl;dvの詳細を見る / tl;dv料金プランを確認する

Fireflies.ai

会議記録の自動化・アクションアイテムの整理・Slack・Salesforce・HubSpotなど外部ツールとのワークフロー連携が目的の場合に比較候補になります（公式情報で確認してください）。

確認ポイント：連携できる外部ツールと連携時のデータ送信内容・ワークフロー設定・アクセス権限・データ保管条件。CRMなど外部ツールとの連携を検討する場合は、連携先へのデータ送信内容についても社内の情報セキュリティポリシーとの整合性を確認してください。公式情報で確認してください。

→ Fireflies.aiの詳細を見る / Notta vs Fireflies.aiの比較を見る

Sembly AI

法人チームで会議履歴の横断検索・会議インサイト分析・タスク・意思決定の記録管理を重視する場合に比較候補になります（公式情報で確認してください）。

確認ポイント：管理者機能・チームメンバーのアクセス権限設定・会議データの保管条件・退職者アカウント管理のプロセス。チーム全体の会議データを蓄積・活用するため、管理者によるアクセス権限の制御・保管条件・退職者アカウント管理を公式情報で確認することが特に重要です。公式情報で確認してください。

→ Sembly AIの詳細を見る / Notta vs Sembly AIの比較を見る

---

法人導入前チェックリスト

以下の項目を整理してから導入を検討することで、選定後のセキュリティ上のトラブルを減らしやすくなります。各項目の詳細は各ツールの公式情報で確認してください。

利用目的

確認項目	確認内容
対象会議の種類	社内会議・顧客会議・研修・インタビューのどれが対象か
利用部門・チーム	導入する部門・チーム規模と利用人数
主な目的	文字起こし・要約・記録保存・アクションアイテム管理のどれが優先か

参加者・録音同意

確認項目	確認内容
社内会議の同意プロセス	メンバーへの事前説明・同意確認のプロセスが整備されているか
顧客・取引先会議の同意	相手方への録音通知と同意確認のプロセスが整備されているか
Bot参加型ツールの通知表示	参加者画面に録音通知が表示されることへの対応が済んでいるか

扱う情報の種類

確認項目	確認内容
機密情報・個人情報の有無	顧客情報・営業秘密・個人情報が含まれる会議を処理するか
業種固有の情報規制	医療・金融・法律など業種固有の情報規制との整合性

アップロード・録音方法

確認項目	確認内容
録音の方法	アプリ録音・Bot参加・音声ファイルアップロードのどれを使うか
対応するプラットフォーム	Zoom・Meet・Teams等の対応状況（公式情報で確認）
Bot参加の設定	自動参加のオン・オフ設定の可否

データ保管・削除

確認項目	確認内容
保存期間	録音・文字起こしデータの保存期間（プランによる。公式情報で確認）
削除の方法	ユーザー・管理者によるデータ削除の可否と削除後の消去タイミング
解約時のデータ	アカウント解約・退会時のデータ扱い
退職者のデータ	退職・異動者のアカウント削除後のデータの扱い

共有範囲・権限

確認項目	確認内容
デフォルトの共有設定	共有が公開・非公開・チーム内限定のどれに設定されているか
外部共有の制御	管理者が外部共有を制限・制御できるかどうか（公式情報で確認）
リンク共有の設定	パスワード保護・有効期限の設定可否

外部連携

確認項目	確認内容
必要な連携ツール	CRM・Slack・Notion等との連携が必要か
連携時のデータ送信	連携先に何のデータが送信されるか（公式情報で確認）
社内ポリシーとの整合	外部ツール連携が社内のセキュリティポリシーで許可されているか

管理者機能

確認項目	確認内容
権限管理の有無	メンバーのアクセス権限を管理者が制御できるか（公式情報で確認）
利用ログの閲覧	利用状況・ログの管理者閲覧が可能か
SSO対応	SAML SSO・多要素認証（MFA）への対応（公式情報で確認）
必要なプラン	管理者機能が含まれるプランと料金

セキュリティ資料・契約条件

確認項目	確認内容
DPAの取得	データ処理契約（DPA）の取得可否（公式情報で確認）
セキュリティドキュメント	セキュリティホワイトペーパー・公式ドキュメントの公開状況
AI学習へのオプトアウト	録音データのAI学習利用とオプトアウトの有無（公式情報で確認）

支払い・請求

確認項目	確認内容
プラン条件	必要な機能が含まれるプランと料金（公式サイトで確認）
支払い方法	法人請求書払い・クレジットカード払い等の対応可否
解約・途中変更	途中解約・プラン変更の条件

社内ルール・運用担当

確認項目	確認内容
情シスへの申請	情報システム部門・セキュリティ担当への事前申請・審査の要否
社内稟議	承認フローの有無と必要書類
運用担当	管理者・運用担当の社内任命
社内ルールの整備	録音同意・データ共有・削除の社内ルール文書化
試用計画	機密情報を含まない会議音声でのテスト計画

---

---

よくある質問（FAQ）

AI議事録ツールのセキュリティは何を確認すべきですか？

議事録ツール セキュリティ・文字起こしツール セキュリティの確認では、録音・文字起こしデータの保管場所（サーバーのリージョン）、暗号化の有無、AIモデル学習への利用可否、管理者による権限制御、外部共有の設定、DPA（データ処理契約）の取得可否を中心に確認することを推奨します。詳細は各ツールの公式サイト・セキュリティドキュメントで確認してください。

AI議事録ツールで情報漏洩を防ぐには何を確認すべきですか？

AI議事録 情報漏洩の観点では、データの保管場所・暗号化・AI学習利用の可否・外部共有設定のデフォルト値・外部ツール連携時のデータ送信範囲を確認することが重要です。また、社内の情報セキュリティポリシーとの整合性と、情シス・法務担当者のレビューを受けることを推奨します。

会議の録音・文字起こしでは同意が必要ですか？

会議録音 同意・AI議事録 録音 同意については、法律上の義務の判断はここではお答えできません。一般的に、社内会議・顧客会議・採用インタビューのいずれにおいても、参加者への事前説明と同意確認のプロセスを社内ルールとして整備しておくことを推奨します。法的な解釈は社内の法務・コンプライアンス担当者に確認してください。→ 会議録音・録画の同意確認ポイント

法人導入前に情シスが確認すべき項目は何ですか？

AI議事録 情シスが確認すべき主な項目は、自社の情報セキュリティポリシーとの整合性、クラウドサービス利用規程への適合、DPA・セキュリティドキュメントの取得可否、管理者機能・権限管理・SSO対応の有無、退職者アカウント管理のプロセスです。業種・規模によっては追加の審査や承認フローが必要になる場合があります。

管理者権限や共有設定では何を確認すべきですか？

AI議事録 管理者・AI議事録 権限管理では、ユーザーのアクセス権限を管理者が制御できるか、外部共有をチーム単位で制限できるか、SAML SSOや多要素認証に対応しているか、これらの機能がどのプランに含まれるかを確認することを推奨します。管理者機能は有料・法人向けプランでのみ提供される場合があります。

AI議事録ツールのデータ保管や削除はどう確認すべきですか？

AI議事録 データ保管の確認では、録音・文字起こしデータの保存期間（プランによって異なる場合があります）、ユーザー・管理者によるデータ削除の可否・削除後の消去タイミング、アカウント解約時のデータ扱い、退職者のデータ継承・削除プロセスを各ツールの公式ドキュメントで確認することを推奨します。

Notta・tl;dv・Fireflies.ai・Sembly AIはどう比較すべきですか？

用途・会議プラットフォーム・管理要件・セキュリティ要件によって確認すべき項目が異なります。日本語文字起こし・研修記録ならNotta、Web会議録画・商談クリップ共有ならtl;dv、外部ツール連携・アクション管理ならFireflies.ai、チーム会議履歴・インサイト管理ならSembly AIが比較候補になります。各ツールのセキュリティ・管理機能の詳細は公式情報で確認してください。→ 4社比較表を見る

料金や契約条件はどこで確認すべきですか？

料金・プラン条件・管理者機能・DPA対応・サポート範囲は変更される場合があります。必ず各ツールの公式サイト・公式サポート窓口で最新情報を確認してください。 → Notta料金プランを確認する / tl;dv料金プランを確認する

---

まとめ

AI議事録 法人導入では、機能・価格だけでなく、AI議事録 個人情報の扱い・管理者機能・セキュリティ要件を事前に確認することが重要です。

• 会議の種類・データの機密性・チームの規模によって、確認すべき項目の優先度は異なります
• 公式情報・利用規約・セキュリティドキュメントを確認し、社内の情報システム部門・法務担当者のレビューを受けてから導入することを推奨します
• 最適なツールは、会議の種類・チーム規模・セキュリティ要件・会議後のワークフローの組み合わせによって変わります

どのツールも「セキュリティ要件への適合を保証する」ものではありません。公式情報を確認した上で、自社の要件に照らして判断してください。

関連ガイド

• 法人向けAI議事録ツール比較
• AI議事録と機密情報の扱い方
• 会議録音・録画の同意で確認すべきこと
• AI議事録ツールの社内導入チェックリスト
• AI議事録ツールの社内導入ガイド
• Web会議向けAI議事録ツール比較
• 営業会議向けAI議事録ツール比較
• 研修記録向けAI文字起こしツール比較
• ガイド一覧を見る
• 4社比較表を見る
• 自社に合うツールを診断する（約2分・登録不要）

掲載情報は2026年5月21日時点で各ツールの公式サイトをもとに整理した内容です。料金・機能・セキュリティ仕様・プラン条件・管理機能・アフィリエイト条件は変更される場合があります。導入前に必ず各公式サイトで最新情報をご確認ください。本サイトは一部ツールへのアフィリエイトリンクを含む場合があります。本ガイドは法的助言・セキュリティ評価・コンプライアンス監査の代替ではありません。