このガイドについて： 本ガイドは、AI議事録ツールの社内稟議書作成における参考情報を整理したものです。掲載内容は法的助言・会計アドバイス・セキュリティ評価・調達規程の代替ではありません。料金・機能・セキュリティ仕様は変更される場合があります。導入前に必ず各ツールの公式サイトで最新情報をご確認ください。費用対効果の試算・契約条件・社内承認手続きは、各社の経理・法務・情報システム部門にご確認ください。本サイトは一部ツールへのアフィリエイトリンクを含む場合があります。掲載順・評価は報酬に左右されない方針で運営しています。

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AI議事録ツールの選定稟議書テンプレート｜比較・費用対効果・導入目的の書き方

AI議事録ツールを導入する際、稟議書を通じて上長・IT/情報システム部門・法務・経理の承認を得る必要がある場合があります。稟議が通りやすくなるかどうかは、ツールの良し悪しだけでなく、「目的・比較根拠・費用・リスク対策」をどれだけ整理できているかにかかっています。

このガイドでは、BtoB向けにAI議事録ツールの選定稟議で整理しておきたい項目と、そのまま参考にできるテンプレートをまとめます。

→ 導入前チェックリストを先に確認したい場合：AI議事録ツール導入チェックリスト
→ セキュリティ確認項目を確認したい場合：AI議事録ツールのセキュリティ確認項目

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1. 結論：AI議事録ツールの稟議では「目的・比較・運用・リスク対策」を整理する

AI議事録ツールの稟議で承認者が確認したいポイントは、主に次の4点です。

• 導入目的： 何のために導入するか。現状のどの課題を解決するか
• 比較根拠： なぜそのツールを選ぶのか。他の候補と比べてどう違うか
• 費用・契約条件： いくらかかるか。契約期間・解約条件はどうか
• リスク対策： セキュリティ・録音同意・データ管理の確認状況

これらを網羅した稟議書は、承認者が判断しやすくなるだけでなく、導入後のトラブル防止にも役立ちます。

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2. 稟議書に入れるべき基本項目

AI議事録ツールの選定稟議書に盛り込む主な項目は以下の通りです。自社の稟議フォーマットに合わせて適宜追加・調整してください。

項目	記載内容の目安
件名	「○○ツール 導入承認申請」など
申請者・申請日	部署・氏名・申請日
導入目的	解決したい課題と期待する効果
現状課題	現在発生している具体的な問題
対象部署・対象会議	どの部署・会議に導入するか
候補ツールと選定理由	比較検討したツールとその結果
費用・契約条件	月額/年額・プラン・契約期間・解約条件
セキュリティ・データ管理確認	確認済み項目と確認先
録音・録画同意の運用方針	対応方法と担当者
導入後の運用ルール	管理者・保存・共有範囲の概要
承認後の進め方	試用から本格運用までのステップ

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3. 導入目的の書き方

稟議書の「導入目的」は、抽象的な表現を避け、誰が・どの業務で・何を解決したいかを具体的に書くことが重要です。

書き方の例

曖昧な書き方（避けるべき例）：

会議の効率化のため、AI議事録ツールを導入したい。

具体的な書き方（推奨例）：

現在、週○回の定例会議（参加者○〜○名）の議事録作成に担当者が平均○時間を費やしている。AI議事録ツールにより文字起こし・要約の自動化を実現し、議事録担当者の作業負荷を軽減することを目的とする。また、研修記録のアーカイブ化と共有効率の向上を副次的な目的とする。

目的の種類別メモ

導入目的の種類	具体的な内容例
議事録作成の効率化	手動での文字起こし・清書にかかる時間を削減する
研修記録のアーカイブ化	研修内容をテキストで記録・検索できる状態にする
商談記録の管理	営業会議の録音・要約を担当者と上長で共有する
会議後アクションの可視化	決定事項・宿題をAI要約で抽出・共有する
議事録作成担当の属人化解消	特定の担当者に依存しない記録フローを構築する

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4. 現状課題の整理例

「なぜ今ツールが必要か」を裏付ける現状課題を具体的に整理します。

記載例

【現状課題】

・週○回の定例会議（○部門）の議事録作成に担当者が毎回○〜○時間を費やしており、
  本来業務への影響が出ている。

・手作業での文字起こしのため、発言の漏れや要点の抜け落ちが発生することがある。

・過去の会議議事録が統一フォーマットで保存されておらず、
  後から内容を検索・参照しにくい。

・研修・勉強会の内容が記録されておらず、参加できなかったメンバーへの共有が難しい。

・録音ファイルの管理が担当者の個人PCに依存しており、引き継ぎリスクがある。

実際の数値や状況は自社のデータをもとに記載してください。推定値を使う場合は「推定」と明記することを推奨します。

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5. 比較軸の書き方

「なぜこのツールを選んだか」を説明するために、比較軸と候補ツールの評価を整理します。

主な比較軸

比較軸	確認するポイント
日本語対応	UIの日本語化・日本語サポート・日本語文字起こし精度
対応会議の種類	オンライン会議（Zoom/Meet/Teams）・対面録音・録音ファイルのアップロード
管理機能	チーム共有・権限管理・管理者機能のプラン条件
セキュリティ	データ保管リージョン・AI学習利用の有無・SOC 2等の認証状況
連携ツール	CRM・Slack・Notion等との連携（公式情報で確認）
費用	月額/年額・プラン構成・ユーザー数上限
試用・サポート	無料プランの有無・法人向けサポート体制

比較軸の書き方の例

稟議書内では、表形式でまとめると承認者が確認しやすくなります。

【比較軸と候補ツール評価】（詳細は添付の比較資料参照）

比較軸         | ツールA  | ツールB  | ツールC
日本語対応     | ◎       | △       | ○
対応会議種別   | 対面・Web| Web中心  | Web中心
管理機能       | ○（法人プラン）| ○ | ○
費用（月額目安）| ○○円〜  | ○○USD〜 | ○○USD〜
セキュリティ確認| 完了     | 一部要確認| 完了

※詳細・最新料金は各ツールの公式サイトを参照。

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6. 費用対効果の考え方

稟議書に費用対効果を記載する場合、確認できている費用情報のみを記載し、効果は「社内見積もり」であることを明示することが重要です。確定していない削減効果を確実なものとして記載することは避けてください。

費用面の記載方法

項目	記載の目安
ツールの費用	月額/年額（公式サイトの掲載価格または見積もりをもとに記載）
契約プラン	選択するプラン名・ユーザー数・含まれる機能の概要
契約期間	月次契約か年次契約か・自動更新の有無
解約条件	解約通知期限・返金ポリシー（公式情報で確認してください）
試用コスト	無料トライアル期間・試用開始に必要な準備コスト

効果の試算例（社内見積もりとして記載する例）

【費用対効果（社内見積もり）】

・削減見込み：議事録担当者の作業時間 週○時間 × 時給換算○○○円 = 月約○○○円相当（社内推定）
・ツール費用：月額○○○円（○名利用・○○プラン、公式サイト掲載価格）
・費用差：ツール費用が削減見込み額を下回る可能性があると判断（社内推定）

※上記の削減見込みは社内推定であり、実際の効果を保証するものではありません。
  試用期間中の実績をもとに改めて評価する予定です。

費用対効果の試算は社内の経理・財務ルールに沿って記載してください。本ガイドは会計アドバイスではありません。

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7. セキュリティ・録音同意・データ管理の確認項目

稟議書には、IT/情報システム部門・法務部門が確認しやすいよう、セキュリティと録音同意の確認状況を記載します。

セキュリティ確認チェックリスト（稟議書添付資料として使用可）

• データ保管サーバーのリージョン（日本・米国・EU等）を確認した
• AIモデルの学習目的でデータが利用されるか確認した（オプトアウトの可否を含む）
• データ保存期間・削除方法・エクスポートの可否を確認した
• 管理者権限・アクセス制御・SSO対応状況を確認した（プランにより異なる場合あり）
• 外部ツール連携時のデータ送信内容を確認した（CRM・Slack等）
• 社内の情報セキュリティポリシーと照合した
• DPA（データ処理契約）の締結可否を確認した（公式情報で確認してください）
• セキュリティ認証（SOC 2等）の取得状況を確認した（公式情報で確認してください）

→ 詳しくは AI議事録ツールのセキュリティ確認項目

録音同意の運用方針（稟議書記載例）

【録音・録画同意の運用方針】

社内メンバーへの対応：
  ツール導入前に全社向けに利用開始を周知し、AI文字起こしが実施されることを説明する。

顧客・取引先が参加する会議：
  会議冒頭に録音・AI処理の旨を口頭で説明し、参加者の確認を取る。

機密会議の取り扱い：
  経営会議・人事会議等はAI処理の適用対象から除外する方針とする。

担当窓口：○○部門 ○○（氏名）

法的な同意要件は会議の状況・業種・地域によって異なります。社内の法務・コンプライアンス担当者に確認してください。本ガイドは法的助言ではありません。

→ 詳しくは 会議録音・録画の同意で確認すべきこと

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8. 主要4ツールを稟議で比較する場合の整理例

稟議書で複数ツールを比較検討した経緯を記載する場合の参考として、主要4ツールの特徴を整理します。詳細・最新仕様は各ツールの公式情報でご確認ください。

ツール	主な強み	向いている用途	注意点
Notta	日本語UI・日本語サポート・スマホ対面録音	日本語文字起こし・AI要約・研修記録・インタビュー・会議議事録	料金・機能は公式情報で確認
tl;dv	Web会議録画・クリップ共有・Zoom/Meet/Teams対応	Web会議・営業会議・顧客会議の録画・共有	英語UI中心。日本語対応状況は公式情報で確認
Fireflies.ai	ボット自動参加・アクションアイテム抽出・外部ツール連携	会議記録自動化・アクション整理・CRM/Slack連携	USD料金。連携設定は情報システム部門と確認
Sembly AI	会議履歴横断検索・チームインサイト・タスク管理	法人チーム・会議履歴管理・会議インサイト活用	USD料金。日本語精度は公式情報で確認

Notta — 日本語文字起こし・研修記録・会議議事録

日本語UIと日本語カスタマーサポートを備えており、日本語の社内会議・研修・インタビュー・議事録作成の候補として挙げられることが多いツールです。スマートフォンアプリで対面録音にも対応しているとされています（公式情報で確認してください）。日本語で議事録作成を効率化したいチームの比較候補として検討する場合に適しています。

→ Notta詳細を見る

tl;dv — Web会議・営業会議・顧客会議の録画・共有

Zoom・Google Meet・Microsoft TeamsなどのWeb会議の録画・要約・クリップ共有に向いているとされています。営業チームや顧客対応チームで会議内容を振り返る用途の候補になります。英語UIが中心のため、日本語対応状況は公式情報でご確認ください。

→ tl;dv詳細を見る

Fireflies.ai — 会議記録自動化・アクションアイテム整理

録音Botが会議に自動参加し、文字起こし・要約・アクションアイテムの抽出をバックグラウンドで処理します。CRM・Slack・Notionなど外部ツールとの連携に強みがあるとされています（公式情報で確認してください）。外部ツール連携を使う場合は、情報システム部門との事前確認を推奨します。

→ Fireflies.ai詳細を見る

Sembly AI — 法人チーム・会議履歴管理・会議インサイト

チーム全体の会議記録を蓄積・横断検索し、タスクや意思決定を管理する機能が特徴とされています（要公式確認）。法人チームで会議データを組織的に活用したい場合の候補になります。日本語UI・日本語文字起こし精度は公式情報でご確認ください。

→ Sembly AI詳細を見る

どのツールが自社の稟議条件・用途に合うか判断しにくい場合は、4社比較表または無料診断で候補を整理できます。

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9. そのまま使える選定稟議書テンプレート

以下は選定稟議書の参考テンプレートです。自社の稟議規程・フォーマットに合わせて内容を修正してからご利用ください。費用・効果・法的要件については、自社の経理・法務・情報システム部門にご確認ください。

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AI議事録ツール 選定稟議書（参考テンプレート）

件名： AI議事録ツール 導入承認申請
申請部署・申請者： ○○部門　○○（氏名）
申請日： 　　年　　月　　日
承認者： 　　（上長氏名・役職）

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【1. 導入目的】

（例）

現在、週○回の定例会議・研修の議事録作成に担当者が平均○時間を費やしている。AI議事録ツールを導入することで、文字起こし・要約作業の自動化を実現し、担当者の作業負荷を軽減することを目的とする。

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【2. 現状課題】

（例）

• 議事録作成に多大な工数がかかっており、本来業務の圧迫が発生している
• 手作業による文字起こしのため、記録の漏れ・品質のばらつきが発生しやすい
• 過去の会議記録が統一された場所に保存されておらず、検索・参照が難しい
• 研修・勉強会の内容が記録されておらず、欠席者への共有ができていない

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【3. 対象部署・対象会議】

項目	内容
対象部署	○○部門（試用期間）→ 全社展開を検討
対象会議	社内定例会議・研修・（営業会議等）
対象外とする会議	経営会議・人事関連会議・機密性の高い会議
想定ユーザー数	○名（試用期間）→ ○名（本格導入）

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【4. 候補ツールと選定理由】

選定ツール： ○○（ツール名）

選定理由（主な評価ポイント）：

• 日本語UIとカスタマーサポートが利用可能（要公式確認）
• 対面録音とWeb会議の両方に対応（要公式確認）
• セキュリティ確認済み（詳細は「7. セキュリティ確認」参照）
• 費用が社内の導入基準範囲内（詳細は「5. 費用・契約条件」参照）

比較検討したツール：

ツール	評価	選定しない主な理由
○○（候補ツールA）	参考	日本語対応が限定的
○○（候補ツールB）	参考	費用が予算上限を超える（見積もり時点）

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【5. 費用・契約条件】

項目	内容
ツール名	○○
プラン	○○プラン
月額/年額費用	○○円（税別・公式サイト掲載価格または見積書参照）
対象ユーザー数	○名
契約期間	月次 / 年次（いずれかを選択）
自動更新	あり / なし（公式情報で確認）
解約通知期限	要確認（公式情報で確認）
無料トライアル	あり（○日間）/ なし（公式情報で確認）
支払い方法	クレジットカード / 請求書払い等（公式情報で確認）

費用・契約条件の詳細は導入前に公式サイトまたは担当窓口で確認してください。

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【6. 想定される効果（社内見積もり）】

本項目は社内見積もりです。実際の効果を保証するものではありません。試用期間中に実績を計測し、改めて評価します。

（例）

• 議事録作成工数の削減：現在○時間/週 → 試用後に実績を計測予定
• 研修記録のアーカイブ化：実施率○% → 全研修に適用できる見込み（試用で検証予定）
• 議事録担当の属人化リスク低減：担当者不在時の対応方法が改善される見込み

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【7. セキュリティ・データ管理確認】

確認項目	確認状況	確認先・備考
データ保管リージョン	確認済 / 要確認	○○（確認先）
AIモデル学習利用の有無	確認済 / 要確認	公式利用規約
データ保存期間・削除方法	確認済 / 要確認	公式ヘルプ
管理者権限・アクセス制御	確認済 / 要確認	対象プランで対応可否を確認
SSO対応	対応 / 非対応 / 要確認	対象プランで確認
DPA締結可否	可 / 要確認	公式問い合わせ
セキュリティ認証（SOC 2等）	取得済（要公式確認）/ 未取得 / 要確認	公式セキュリティページ
社内情報セキュリティポリシーとの整合	確認済 / 調整中	情報システム部門

情報システム部門・法務部門によるセキュリティレビューの完了後に本稟議書を提出することを推奨します。

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【8. 録音・録画同意の運用方針】

対象者	対応内容
社内メンバー	導入前に全社向けに利用開始を周知する。新規参加者にはオンボーディング時に説明する
顧客・取引先	会議冒頭に録音・AI処理の旨を口頭で説明する
Bot参加型ツールの場合	参加者の画面に録音通知が表示される旨を事前に案内する
機密会議	経営・人事・法務関連等はAI処理の対象から除外する

法的な同意要件は状況・業種・地域によって異なります。社内の法務・コンプライアンス担当者にご確認ください。

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【9. 導入後の運用ルール（概要）】

項目	内容
管理者（ツール）	○○部門 ○○（氏名）
データ保存場所	ツール内 / 社内ストレージにエクスポート（選択）
データ保存期間	○ヶ月（会議の種類により変える場合は別途定める）
共有範囲の基本方針	参加者 + 承認された関係者のみ。外部共有は管理者承認が必要
AI要約の確認フロー	担当者が内容確認・修正後に関係者へ共有。未確認のまま正式議事録として使用しない
退職・異動時の対応	アカウント削除前にデータを引き継ぎ先にエクスポートする

→ 詳しくは AI議事録ツール導入時の社内ルールテンプレート

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【10. 承認後の進め方】

承認取得
  ↓
無料トライアル開始（期間：○週間程度）
  対象チーム・会議で試用。文字起こし精度・操作性・共有フローを確認する
  ↓
試用レポート作成（精度・運用課題・チームの評価）
  ↓
本格導入の判断（試用結果をもとに継続 or 再検討）
  ↓
有料プラン契約・全社展開準備
  社内ルール整備・管理者設定・オンボーディング資料作成
  ↓
対象チームへの利用開始周知・運用開始
  ↓
導入後○ヶ月時点で利用状況・課題を確認し、継続・改善を判断する

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このテンプレートは参考情報です。法律・規制・会計・調達規程上の要件については、社内の担当部門にご確認ください。本サイトは法的助言・会計アドバイス・セキュリティ評価の代替ではありません。

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10. 稟議前の最終チェックリスト

稟議書を提出する前に、以下の項目を確認してください。

内容確認

• 導入目的が具体的に記載されているか（誰が・どの業務で・何を解決するか）
• 現状課題が具体的なデータ・状況をもとに記載されているか
• 比較検討した候補ツールとその根拠が記載されているか
• 費用・契約条件が公式情報または見積書をもとに記載されているか
• 費用対効果の試算は「社内見積もり」と明記されているか

セキュリティ・法務確認

• 情報システム部門によるセキュリティ確認が完了しているか
• DPA・契約書の確認が必要な場合は法務部門に確認済みか
• 録音同意の運用方針について法務・コンプライアンス部門の確認が完了しているか
• 社内の情報セキュリティポリシーとの整合が確認されているか

運用準備確認

• 導入後のツール管理者が決まっているか
• 試用期間の対象チーム・会議・期間が決まっているか
• 社内ルール（録音同意・保存・共有範囲）の概要が決まっているか

→ 導入前チェックリストの全項目は AI議事録ツール導入チェックリスト で確認できます

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まとめ

AI議事録ツールの社内稟議は、「目的・比較根拠・費用・リスク対策」の4点を整理することで、承認者が判断しやすくなります。

押さえておきたいポイント：

1. 導入目的は具体的に書く — 誰が・どの業務で・何を解決するかを明確にする
2. 比較検討の経緯を残す — なぜそのツールを選んだかを複数候補との比較で説明する
3. 費用は公式情報か見積書をもとに記載する — 推定値は「社内見積もり」と明記する
4. セキュリティ・録音同意は事前に確認を完了させる — 情報システム部門・法務部門の確認を稟議提出前に済ませる
5. 試用から始める計画を明示する — いきなり全社展開ではなく、試用期間を設けて検証する

主要4ツールの比較候補：

• 日本語文字起こし・研修記録・会議議事録 → Notta
• Web会議・営業会議・顧客会議の録画・共有 → tl;dv
• 会議記録自動化・アクション整理・ワークフロー連携 → Fireflies.ai
• 法人チーム・会議履歴管理・会議インサイト → Sembly AI

稟議前の比較・ツール選定は4社比較表や無料診断でも整理できます。

→ AI議事録ツール4社比較を見る
→ AI議事録ツール導入チェックリスト
→ AI議事録ツールの無料トライアルで確認すべきこと
→ AI議事録ツールのセキュリティ確認項目
→ 会議録音・録画の同意で確認すべきこと
→ AI議事録ツール導入時の社内ルールテンプレート
→ AI議事録ツールを社内で定着させる方法

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掲載情報は2026年5月25日時点で整理した内容です。料金・機能・セキュリティ仕様は変更される場合があります。導入前に必ず各公式サイトで最新情報をご確認ください。本サイトは一部ツールへのアフィリエイトリンクを含む場合があります。本ガイドは法的助言・会計アドバイス・セキュリティ評価・コンプライアンス監査の代替ではありません。